Tag Archives: manajemen sekolah

Merancang Progran untuk Mewujudkan Outstanding School

Oleh: Rahmat S Syehani

Diskusi Program NF Makasar

Christian F Guswai dalam bukunya how to create outstanding service menuliskan: adalah wajar jika kita datang ke sebuah supermarket yang menginformasikan harga dari barang-barang yang dijualnya. Selain itu juga wajar apabila di supermarket tersebut kondisi tokonya bersih, sejuk, dan terang. Namun akan menjadi outstanding service apabila terjadi peristiwa: pelayan toko lupa mengganti price card lalu harga yang tertera lebih murah dibanding yang muncul di mesin kasir, kemudian pelayan tersebut meminta maaf atas kesalahan, memberikan harga yang termurah dengan ditindaklanjuti dengan pemberian voucher belanja.
Kemudian saya merefleksikan konsep outstanding service ini dengan tata kelola sekolah. Saya mengibaratkan, apabila sekolah kita melaksanakan Kurikulum 2013, menyelenggarakan kegiatan pramuka, melaksanakan ekskul, mengadakan program tahsin dan tahfidz, disertai literasi membaca serta panahan dan renang, itu semua adalah regular services. Sama seperti sekolah lainnya yang juga memiliki program serupa, dan bahkan masuk kategori: memang seharusnya demikian. Maka pada dasarnya program sekolah tersebut flat, datar saja, nothing excited.

Apa konsekuensinya ketika kita hanya memberikan layanan biasa? Pertama, harga menjadi faktor yang sensitive. Maksudnya, orang tua akan membandingkan harga yang harus dibayarkan kepada sekolah, lebih tinggi sedikit saja maka akan ditinggalkan. Kedua, orang tua akan melakukan shopping experience, menyekolahkan anak-anaknya di beberapa tempat. Anak pertama di sekolah A, anak kedua di sekolah B, dan seterusnya. Tidak adanya customer yang loyal. Ketiga, sentitive terhadap perubahan lingkungan dan isu. Maksudnya, begitu berdiri sekolah baru, maka akan langsung pindah ke sekolah yang baru berdiri. Contoh lain begitu anaknya diterima di sekolah negeri, maka sekolah negeri menjadi prioritas. Karena tidak ada yang istimewa di sekolah kita.
Sebelum melanjutkan pembahasan, kita coba memahami dulu apa yang maksud dengan outstanding school? Dengan coba merujuk pada apa yang ditulis Oleh CF Guswai (2014) tentang outstanding service, saya coba mendefiniskan outstanding school adalah sebuah sekolah yang memberikan layanan pendidikan siswanya diatas harapan orang tua dan sekaligus “diatas kewajaran” yang telah berjalan.
Untuk itulah maka langkah pertama untuk merancang outstanding school adalah mengetahui harapan orang tua saat menyekolahkan anaknya ke sekolah kita. Untuk dapat mengetahui harapan orang tua kita bisa menanyakannya secara langsung baik tertulis maupun wawancara. Beberapa lembaga terkadang mengadakan focus group discussion untuk menampung aspirasi sasarannya. Pengiriman kuisioner atau google form dapat dilakukan, tetapi kelemahannya kurang in-touch antara pihak sekolah dengan orang tua.

Selain cara di atas, memahami harapan orang tua siswa juga bisa kita peroleh dari melihat trend sekolah di sekitar. Jika ada sebuah sekolah menjadi pilihan utama orang tua, kita bisa melihat bahwa ada harapan orang tua yang diperoleh dari sekolah tersebut, galilah apa yang sedang dicari orang tua tersebut.
Setelah kita memperoleh data tentang harapan-harapan orang tua siswa, tahap selanjutnya adalah kita klasifikasikan harapan tersebut ke dalam dua kategori besar: kelompok pelayanan umum dan pelayanan kependidikan. Yang termasuk pelayanan umum misalnya permasalahan keuangan, kebersihan, fasilitas sekolah, hingga tertib administrasi. Yang masuk kategori pelayanan pendidikan misalnya capaian pembelajaran Al Quran, prestasi akademik, pendidikan karakter, hingga penyelenggaraan ekstra kurikulum.
Tahap selanjutnya dari kegiatan ini adalah dibentuknya special task force. Kepada unit kerja ini diberikan minimal dua tugas utama: membangun budaya outstanding school serta mengevaluasi capaian nya secara kuantitatif dan kualitatif. Mereka yang masuk ke dalam unit kerja ini sebaiknya adalah yang memiliki integritas, loyalitas, kreatifitas, dan student service oriented yang tinggi.

Integritas  yang tinggi diperlukan untuk dapat menajdi teladan bagi seluruh anggota tim dan civitas sekolah. Loyalitas diperlukan karena target dari tim ini adalah meningkatkan mutu sekolah dimana yang bersangkutan merupakan bagian dari institusi. Kreativitas yang tinggi diperlukan karena untuk merancang program-program dalam mewujudkan outstanding school diperlukan terobosan-terobosan irregular dengan tetap berada “diatas harapan”. Dengan skor student service oriented yang tinggi, maka tim akan memastikan bahwa muara dari semua proses ini adalah untuk meningkatkan mutu siswa.
Setelah tim terbentuk maka, segera merancang dan melaksanakan program. Dalam dunia yang volatile, uncertain, complex, serta ambiguity (VUCA) kecepatan dan ketepatan sangat berarti. Telat memulai akan didahului orang lain. Dan ini berarti kita sudah kalah satu step, bahkan bisa jadi terlambat satu sampai dua tahun.
Contoh program layanan umum yang bisa menjadi inspirasi dalam mewujudkan outstanding school misalnya terkait penagihan SPP. Beberapa sekolah melakukan kegiatan penagihan SPP dengan mengirimkan SMS reminder atau bahkan SMS tagihan. Apabila kita salah alamat, misalnya orang tua yang sudah bayar tetapi di tagih, maka permintaan maaf adalah sebuah keharusan, artinya tidak outstanding. Menjadi outstanding misalnya permintaan maaf diiringi dengan pemberian parcel buah atau hadiah buku yang bermakna. Ada cost yang harus dibayarkan berarti, itu sudah pasti.
Contoh dari program layanan pendidikan yang bisa menjadi inspirasi misalnya saat wawancara dengan orang tua siswa, ditanyakan apa harapan terhadap anaknya, orang tua menjawab bahwa beliau ingin anaknya hafal 2 juz setelah lulus nanti. Tidak lama kemudian hubungi orang tua yang bersangkutan, sampaikan bahwa sekolah memiliki program agar anaknya bisa mencapai 3 juz saat lulus nanti. Tetapi ini akan terwujud dengan atas  kerjasama dengan orang tua. Kemudian libatkan dalam upaya pencapaian program tersebut  disertai dengan memberikan progress report secara rutin.
Tentu akan lebih banyak lagi program-program yang bisa mewujudkan sekolah kita agar menjadi outstanding school. Dengan berkembangnya sekolah-sekolah yang luar biasa, maka diharapkan akan lahir generasi yang luar biasa di negeri ini.

Keberbedaan Sekolah: sebuah tuntutan inovasi

Oleh: Rahmat S Syehani

43659127822_43574be2f4_o

Beberapa waktu lalu saya mendapatkan kiriman photo dari salah seorang sahabat di sebuah kota. Kiriman photonya sangat berkesan, hal ini setidaknya disebabkan dua hal. Pertama, teman saya yang tidak biasa bergelut di dunia sekolah mengirimkan photo-photo sekolah dan menyampaikan bahwa sekolah tersebut akan dijual, yang kemungkinan disebabkan kekurangan siswa. Kedua, melalui photo yang dikirim kemudian dengan segera saya cari informasi tentang sekolah tersebut, ternyata sekolah tersebut bukan sekolah biasa karena membawa nama besar tokoh, dan konon kabarnya pernah menjadi sekolah besar.

Dalam beberapa bulan terakhir ini saya mendapatkan undangan maupun diskusi terkait fenomena decline pada sekolah-sekolah swasta. Decline itu biasanya didasarkan pada penurunan jumlah siswa secara konsisten setiap tahun. Dari hasil diskusi dan observasi yang dilakukan, banyak faktor penyebab decline nya sekolah swasta diantaranya menurunnya populasi usia sekolah (biasanya sangat terasa pada tingkat PAUD) di daerah sekitar sekolah, menurunnya “daya beli” masyarakat, bertambah dan berkemkembangnya mutu sekolah negeri, peningkatan populasi sekolah swasta lain yang sejenis, serta tidak pahamnya masyarakat tentang konsep sekolah yang ditawarkan.

Terlepas dari sebab mana yang berdampak paling signifikan pada peristiwa decline, saya justru melihat ada persoalan yang paling mendasar pada sekolah-sekolah swasta kita, yaitu: keberbedaan (distinctive) sekolah swasta tersebut dari sekolah lain, khususnya sekolah negeri. Dimana, sekolah-sekolah negeri di kota-kota besar saat ini sedang meningkat kualitasnya.

Apa bedanya sekolah anda?

Saya memiliki pengalaman menarik sekitar tahun 2016 saat sedang mengadakan open house di salah satu cabang baru sekolah kami. Saat itu sekolah yang kami akan dirikan masih lahan kosong. Salah satu calon orang tua siswa mengajukan pertanyaan, yang subtansi pertanyaannya kira-kira seperti ini: pak Rahmat, kami lihat sekolah ini belum siap, gedung belum dibangun tapi sudah berani menerima siswa dengan uang masuk dan SPP yang tidak sederhana. Tolong jelaskan kepada saya, mengapa saya harus memilih sekolah ini? Sebuah pertanyaan yang cerdas dan bernas. Saya jelaskan cukup panjang dan sebagian detil. Singkat cerita kandidat orang tua siswa tersebut kemudian menjadi orang tua siswa kami.

Tentu pembaca bertanya, jawaban apa yang saya berikan pada sang penanya? Apa yang saya sampaikan kepada calon orang tua siswa tersebut cukup panjang, tetapi rangkuman sederhananya ialah tentang perbedaan sekolah ini dengan sekolah lain, termasuk sekolah kami yang sebelumnya. Dan saya pikir itulah sebagian daya tarik dan kekuatan sekolah ini. Meskipun demikian saya tetap memberikan catatan tebal pada teman-teman pengelola disana: jangan lelah utk evaluasi diri dan terus mencari formula terbaik. Karena selalu ada cara yang lebih baik untuk menjadi lebih baik.

Beranjak dari inspirasi ini, pertanyaan yang sama saya ajukan pada para pembaca: jelaskan apa yang mengharuskan saya (calon ortu siswa) harus memilih sekolah anda? Bukan sekolah negeri terdekat Dan bukan sekolah swasta lain? Apa yang membedakan sekolah ini dengan sekolah lain?

Dalam beberapa kesempatan berdiskusi dengan pimpinan sekolah swasta, saya pernah mengajukan pertanyaan yang sama. Karena biasanya saya bertanya pada pimpinan sekolah swasta Islam, dan jawaban teman-teman umumnya terkemas dalam jawaban sebagai berikut: kami punya program tahsin dan tahfidz, ekskul Al Quran, BPI, mutabaah yaumiah, dan buku penghubung dengan orang tua siswa, ditambah beberapa ekskul seperti panahan dan renang.

Lalu saya ajukan pertanyaan lanjutan: apakah sekolah X, sebuah sekolah swasta Islam yang dekat dengan sini, memiiliki program yang sama? Saling menataplah mereka. Bahkan, di beberapa kota, termasuk di Depok dan Kuningan, ada sekolah-sekolah Negeri yang memiliki program-program seperti disebutkan di atas.

Merancang Keberbedaan (distinctive)

Apa yang kemudian ingin saya ajak adalah, mari memperhatikan gambar berikut ini:

golden_egg_among_ordinary_white_eggs_42-187880011

Resource of photo: http://flapperfood.blogspot.com/2014/04/flapperfood-for-thought-speaking-of-eggs.html

Telur mana yang paling mudah teman-teman ambil?  karena biasanya orang dengan muda memilih  yang eye catching, untuk kasus di atas maka yang paling mudah diambil adalah yang (seperti) emas.

Sekarang saya mengajak teman-teman pembaca untuk membedah komponen kunci sekolah kita dan bandingkan dengan sekolah lain. Berikut ini adalah tool sederhana untuk melakukan bedah komponen. Teman-teman bisa menambahkan komponen-komponen lain dan mengisinya secara kualitatif dan kuantitatif.

Komponen Kunci Keberadaan Program Keberbedaan Kualitatif & Kuantitatif
Sekolah Anda Sekolah X Sekolah Y
Kurikulum 13 Ada Ada Ada Hampir tidak ada perbedaan, menggunakan kurikulum 2013 dari pemerintah
Buku Penunjang
Ke-Khasan Kurikulum JSIT
Pramuka
Tahsin
Tahfidz
Tingkat Pendidikan Guru
Kualitas Kinerja Guru

Teman-teman tentu bisa memasuki prestasi sekolah sebagai sebuah komponen keunggulan. Tetapi saya menyarankan jangan jadikan prestasi sebagai andalan keberbedaan. Mengapa? karena prestasi adalah hasil dari sebuah proses yang disebabkan oleh banyak variabel. Bahkan terkadang, kita tidak melakukan proses, tetapi kita mendapatkan hasil prestasinya.  Contohnya saja, salah satu siswa kami pernah meraih prestasi di golf, padahal di sekolah kami tidak ada ekskul golf apalagi kurikulum golf. Terima kasih banyak pada orang tua siswa yang mengembangkan potensi ananda.

Kembali pada tabel di atas, apabila teman-teman sudah membuat dan mengisi tabel tersebut, maka langkah selanjutnya adalah merancang inovasi sekolah. Proses perancangan inovasi dapat dilakukan dengan beragam cara, mulai dari studi banding, telaah referensi, focus group discussion, hingga mengajak pihak luar berdiskusi dengan manajemen sekolah. Dengan proses yang telaten dan berfokus pada hasil, in syaa Allah, teman-teman dapat menemukan ragam inovasi sekolah. Selanjutnya tinggal memilih mana yang terlebih dahulu akan dieksekusi dan bagaimana tahapannya.

Mengakhiri tulisan ini, saya ingin mengingatkan teman-teman dalam dua hal: pertama, apabila telah menemukan inovasi, cepat atau lambat organisasi lain akan mengikuti inovasi kita. Kalau ini terjadi, jangan risau tetapi ikhlaskanlah, semoga kita mendapatkan kebaikan dari orang lain yang meniru kebaikan kita. Untuk itu maka teruslah berinovasi dan memperbaiki diri. Kedua, setiap inovasi memerlukan implementasi, tahap ini seringkali gagal karena tidak melibatkan seluruh stakeholders sekolah. Untuk itu, rancanglah secara detil setiap tahapan implementasi inovasi dan tentukan serta sosialisasikan dengan pihak-pihak yang terlibat lalu bersabar dalam pencapaian hasilnya.